Stocarea documentelor într-un loc cât se poate de sigur reprezintă nu numai o obligație legală, ci și o necesitate pe care o au companiile dacă doresc să își desfășoare activitatea în cele mai bune condiții. Pierderea sau degradarea unor documente importante pot fi factori declanșatori ai unor situații neplăcute la nivelul companiei și tocmai de aceea este foarte important ca soluțiile de arhivare identificate să fie unele dintre cele mai eficiente.

Este recomandat să apelezi la servicii de arhivare externe?

Există posibilitatea ca o companie să nu dispună de timpul, resursele, infrastructura, competențele sau instrumentele necesare pentru gestionarea corectă a arhivelor, așa cum este prevăzut în Legea nr.16/1996. Din acest motiv, externalizarea sarcinilor de arhivare poate fi extrem de utilă, chiar necesară pentru buna desfășurare a activității.

Specialiștii în servicii de arhivare îți vor putea ajuta afacerea prin sortarea, ordonarea și inventarierea documentelor din cadrul arhivei, dar și cu depozitarea acesteia sau cu îndrumare în realizarea proiectului de Nomenclator Arhivistic, în conformitate cu legislația în vigoare, dar nu numai.

Avantajele semnificative ale externalizării serviciilor de arhivare documente

Serviciile de arhivare documente prezintă numeroase avantaje de care afacerea ta se va putea bucura. Spre exemplu, acestea permit regăsirea rapidă a documentelor păstrate conform Legii Arhivelor în caz de audit sau control. Cu ajutorul specialiștilor în domeniu, vei proteja actele importante ale afacerii tale, vei reduce riscul pierderii și deteriorării acestora și vei evita eventualele sancțiuni, prin prezentarea corespunzătoare în fața organelor de control.

Un alt avantaj important al serviciilor de arhivare documente este reprezentat de accesul securizat și de la distanță a acestora. Serviciul de retro-digitizare a arhivei presupune transpunerea documentelor de pe suport de hârtie în format digital, ceea ce va facilita semnificativ accesul la informațiile dorite. De asemenea, se minimizează și riscul de degradare a actelor importante în urma consultării lor repetate.

Mai mult decât atât, dacă vrei să economisești spațiu, dar și să te asiguri că arhiva ta fizică este păstrată în mod corespunzător, specialiștii în servicii de arhivare te pot ajuta și cu procesul de depozitare arhivă. Astfel, vei avea certitudinea că arhiva de documente a afacerii tale va fi depozitată în condiții optime de siguranță, într-un spațiu acreditat și construit în conformitate cu normele legale.

Prin apelarea la servicii de arhivare, vei evita orice risc de pierdere sau de furt, de degradare sau de divulgare a unor informații importante, confidențiale.