Primăria Timișoara anunță că se va renunța la arhiva clasică în favoarea unei arhive electronice, cu scopul de a reduce cantitatea de documente fizice. Astfel, instituția a semnat un contract pentru retrodigitalizarea arhivei, ceea ce va permite transformarea documentelor fizice în format electronic. Această mișcare face parte dintr-un proiect finanțat cu bani europeni. În prima fază, vor fi mutate în format electronic 5.000 de bibliorafturi cu documente.
„Aceste servicii presupun retrodigitalizarea (scanarea si indexarea) documentelor existente, realizarea de copii identice și preluarea lor într-o arhivă electronică. Contractul include, de asemenea, licențele de software necesare și formarea personalului din administrația locală. În total, 5.000 de unități arhivistice(bibliorafturi) vor fi retrodigitalizate. Arhivarea electronică va ușura accesul la documente, va crește transparența instituțională și va reduce costul de stocare, copiere și consultare a documentelor, prevenind de asemenea degradarea fizică a datelor de interes public”, a declarat Primăria Timișoara.
Iron Mountain SRL va fi responsabilă de executarea serviciilor, iar valoarea contractului este de aproape 600.000 de lei, fără TVA, pe o perioadă de șase luni. Această achiziție face parte dintr-un proiect mai amplu de digitalizare a Primăriei Timișoara, în valoare de patru milioane de lei, finanțat prin fonduri europene nerambursabile, fiind primul proiect de acest tip pentru primărie.
„Rezultatele întregului proiect includ: realizarea unui portal unic de contact persoană fizică/juridică cu administrația publică, îmbunătățirea modului de prezentare a informațiilor de interes public (HCL-uri, achiziții, concursuri de angajare), o hartă care să includă informații de interes public (lucrări de utilitate publică, servicii publice recurente), identitate digitală unică, crearea unui sistem de alerte relevante pentru cetățeni (de ex. lucrări planificate în zonă, restricții de trafic)”, a explicat instituția.