De la sistemele de operare până la aplicațiile de birou, fiecare componentă a softurilor utilizate în firma ta contează. Orice întrerupere în funcționarea acestor programe poate duce la pierderi de timp și bani.

Asta înseamnă că verificările tehnice nu mai pot fi lăsate pe ultimul loc. Ele devin un proces de rutină, la fel ca plata salariilor sau întocmirea facturilor. Un control trimestrial al softurilor din firmă te ajută să eviți blocaje, penalități și riscuri de securitate.

Verificari trimestriale digitale

Primul pas este să verifici dacă toate softurile folosite sunt activate corect. Multe firme utilizează licențe software reactivabile. Acestea pot fi dezactivate automat dacă apar probleme tehnice, dacă migrezi sistemul sau dacă modifici componentele hardware.

Trebuie să ai o listă completă cu toate licențele instalate. Notează data activării, durata de valabilitate, tipul de licență și cui aparține. Asigură-te că nu există licențe expirate, inactive sau neatribuite. În mod special, verifică variantele de licente windows server instalate. Dacă rulezi aplicații critice pe aceste servere, o licență inactivă poate genera erori sau limitări în rețea. La fel de importante sunt licențele Office. Fie că folosești pachetul clasic sau Microsoft 365, trebuie să te asiguri că accesul este valid, activ și sincronizat cu conturile utilizatorilor.

Al doilea pas este verificarea actualizărilor. Softurile vechi sunt vulnerabile la atacuri cibernetice. De aceea, la fiecare trei luni, fă o listă cu toate aplicațiile instalate. Verifică dacă rulează ultima versiune stabilă. Nu te limita la aplicațiile mari. Chiar și programele mici, precum arhivatoarele sau instrumentele de editare PDF, trebuie să fie actualizate.

Un alt aspect important este verificarea performanței. Dacă un software rulează lent sau consumă excesiv resursele, acest lucru afectează productivitatea. Folosește instrumente de monitorizare pentru a analiza timpii de răspuns. Vezi dacă există blocaje, procese care rămân active sau resurse consumate excesiv. Dacă observi că un soft merge greu, vezi dacă există o versiune optimizată. Sau analizează dacă serverul pe care este instalat mai corespunde cerințelor.

Un control trimestrial trebuie să includă testarea backup-urilor. Nu este suficient să știi că sistemul face copii de rezervă. Trebuie să testezi dacă acestea pot fi restaurate rapid și complet. Simulează o situație de pierdere de date. Recuperează un fișier sau un set de fișiere de pe backup. Cronometrează cât durează procesul.

Verifică și dacă toate folderele și aplicațiile critice sunt incluse în backup. Deseori, anumite baze de date sau fișiere partajate rămân în afara setărilor automate.

Nu uita de partea umană. Trimestrial, verifică dacă parolele sunt schimbate conform politicii interne. Asigură-te că accesul este oferit doar angajaților activi. Dezactivează conturile celor care au plecat sau au fost mutați pe alte posturi.

Dacă folosești licente Office sau servere Windows, poți activa autentificarea în doi pași pentru a reduce riscurile.

Verificari importante pentru firme

Pe lângă verificările digitale, există aspecte administrative și de conformitate care trebuie verificate trimestrial. Multe firme sunt obligate prin lege să dețină licențe valide și să le raporteze în cazul unor controale. Este bine să păstrezi o evidență clară a tuturor modelelor de licente software reactivabile. Aceasta poate preveni amenzi costisitoare și probleme legale.

Pe lângă verificările tehnice, include și un plan de comunicare cu angajații. Spune-le ce schimbări s-au făcut, ce probleme s-au rezolvat și ce urmează. Transparența în IT reduce rezistența la schimbare și crește încrederea în procesele interne. Astfel, verificările trimestriale nu devin doar o sarcină administrativă, ci un pas important spre îmbunătățirea culturii organizaționale.

Este esențial să verifici constant starea licențelor și securitatea softurilor firmei pentru a evita problemele tehnice și legale. Tu cum îți organizezi aceste verificări în cadrul firmei pentru a nu risca blocaje în activitate?